آنچه در رزومه نویسی باید بدانیم …
۲۲ مهر ۱۳۹۴
چگونه بیش‌ترین بهره را از دوره‌های آموزشی ببریم؟
۲۸ مهر ۱۳۹۴

آموزش ترلو برای مدیریت پروژه

مدیریت پروژه‌ها به خصوص اگر به صورت گروهی انجام شوند کار بسیار دشواری است. این‌که بتوانید کارها را بین اعضای گروه هماهنگ کنید و طبق یک برنامه‌ی معین پیش بروید خودش می‌تواند تبدیل به یک مشکل بزرگ شود. بدون وجود چنین مدیریتی ممکن است ناهماهنگی‌هایی به وجود بیاید که در نهایت از کیفیت نتایج کاری بکاهد. به همین دلیل است که نرم‌افزارها و سرویس‌هایی برای مدیریت پروژه به وجود آمدند تا مشکلاتی از این دست را حل کنند و کار را برای گروه‌ها ساده‌تر کنند. یکی از همین سرویس‌ها Trello نام دارد. که در این مقاله بطور مختصر در موردش صحبت می‌کنیم .

111434888656.png

ترلو چیست و چطور کار می کند؟

ترلو یک نرم افزار تحت وب است که البته قابلیت نصب روی موبایل و تبلت را دارا بوده و به کمک آن می‌توانید هر چیزی را که بخواهید به سادگی مدیریت کنید.
ترلو به طور کل از سه قسمت اصلی تشکیل شده است: بوردها، لیست‌ها و کارت‌ها. بورد‌ها اولین و اصلی‌ترین بخش ترلو هستند. شما وقتی وارد ترلو می‌شوید و یک حساب کاربری در آن ایجاد می‌کنید، ابتدا باید یک بورد برای خود ایجاد کنید به نوعی می‌توان گفت بورد در نقش فولدر اصلی پروژه‌های شما می‌باشد. با ایجاد یک بورد، نامی برای آن انتخاب می‌کنید تا بقیه‌ی کارهای مربوط به یک ایده یا کار را در آن بورد انجام دهید.
به محض ساختن یک بورد، شما به صورت خودکار وارد بورد جدید خود می‌شوید. هر بورد جدید به صورت پیش‌فرض سه لیست در خود جای داده است. منظور از لیست، ستون‌هایی است که قرار است کارت‌های شما را در خود طبقه‌بندی کنند. این سه لیست پیش‌فرض شامل To Do یا کارهایی که باید انجام دهید، Doingیا کارهایی که در حال انجام دادن هستند و Done یا کارهایی که انجام شده‌اند می‌باشند. با کلیک کردن روی نام هر یک از این سه بورد می‌توانید نام آنها را تغییر دهید. یادتان نرود که بعد از تغییر نام روی save کلیک کنید تا نام جدید ذخیره شود.
معرفی گزینه ها:
1. گزینه‌ی اول ( Add a Card ): از این گزینه برای اضافه کردن کارت به لیست مورد نظر استفاده می‌شود.

2. گزینه Move List : برای جابه‌جا کردن محل لیست در بورد است که برای جابه‌جا کردن لیست‌ها حتماً لازم نیست از این شیوه استفاده کنید. بلکه می‌توانید روی لیست کلیک کرده و سپس آن را به موقعیت دلخواه خود بکشانید. (به شیوه درگ-اند-دراپ)

453465565

3. گزینه‌ی Subscribe: برای آن است که به محض وقوع هر تغییری در لیست مدنظر، شما از تغییر صورت گرفته مطلع شوید.

43657232

4. گزینه‌ی Move All Cards in This List : برای جابه‌جایی تمامی کارت‌ها از یک لیست به یک لیست دیگر است. اگرچه باز هم می‌توانید هر کارت را به صورت جداگانه به شیوه درگ-اند-دراپ بین لیست‌ها جابه‌جا کنید.
5. گزینه‌ی Archive All Cards in This List : برای آرشیو کردن همه کارت‌ها در آن لیست است.

6765341

نکته‌ی جالب در مورد ترلو این است که هیچ آیتمی به طور کامل از ترلو حذف نمی‌شود بلکه فقط آرشیو می‌شود. یعنی وقتی یک لیست یا یک کارت را در بورد خود آرشیو می‌کنید، آن آیتم از بورد مخفی می‌شود ولی همچنان در آرشیو آیتم‌های شما باقی می‌ماند و شما می‌توانید بعداً تمام آیتم‌های آرشیو شده یک بورد را بررسی کنید و اگر خواستید دوباره آن را به بورد برگردانید. از گزینه‌ی Archive This List هم برای آرشیو کردن خود لیست استفاده می‌گردد. حالا نوبت به اضافه کردن کارت‌ها می رسد. در زیر هر کدام از لیست‌ها گزینه‌ی Add a Card قابل مشاهده است. در این مرحله شما فقط کارت‌ها را اضافه می‌کنید و نامی برای آن‌ها انتخاب می‌کنید و رسیدگی به جزئیات کارت‌ها در مراحل بعد انجام می‌شود. یادتان نرود که در هنگام اضافه کردن کارت‌ها روی Add کلیک کنید تا کارت‌ها در لیست ثبت شوند.

35436kاکنون جزییات کارت‌ها را بررسی می‌کنیم.

با کلیک بر روی نام کارت می‌توانید نام آن را تغییر دهید. در زیر نام کارت گزینه Edit The Card Description را می‌بینید. این گزینه برای افزودن توضیحات بیشتر در مورد کارت است و شما می‌توانید هر چه بخواهید در این قسمت بنویسید.

قسمت Activity تمامی فعالیت‌هایی که در رابطه با آن کارت در بورد انجام می‌شود را برای شما به صورت یک لیست به نمایش می‌گذارد. در قسمت Write a Comment می‌توانید هر نوع دیدگاه یا نظری که در مورد آن کارت دارید را بنویسید و منتشر کنید. در منوی کناری این پنجره هم چند گزینه وجود دارد که هر کدام، مدیریت کارت‌ها را ساده‌تر می‌کنند.

213434با گزینه‌ی Edit Labels می‌توانید برای کارت‌ها با استفاده از رنگ، اولویت تعیین کنید. مثلاً کارت خیلی مهم را با رنگ قرمز و کارت‌های نه چندان مهم را با رنگ آبی علامت‌گذاری کنید. گزینه‌ی Assign به شما این امکان را می‌دهد تا فرد دیگری را به آن بورد اضافه کنید. افرادی که قبلاً به بورد اضافه شده‌اند را می‌توانید با این گزینه به کارت‌ها هم اضافه کنید تا نشان دهید کدام کارت مربوط به کدام یک از اعضای بورد است.
با گزینه‌ی Add Checklist یک چک لیست به کارت اضافه می‌کنید تا بتوانید کارهای یک کارت را به صورت یک چک لیست مدیریت کنید و پس از انجام هر مرحله آن را تیک بزنید و سراغ مرحله‌ی بعدی بروید. با Due Date برای کارت یک تاریخ مشخص می‌کنید و معین می‌کنید که کارهای موجود در آن کارت چه زمانی باید تمام شود. گزینه‌ی Attach File برای پیوست کردن یک فایل به آن کارت است. گزینه‌ی Move هم برای جابه‌جایی کارت است که گفتیم با روش درگ-اند-دراپ هم می‌توانید این کار را بکنید.

عملکرد گزینه‌های Subscribe و Archive مشابه حالتی است که در قسمت لیست‌ها گفته شد.
این بود تمام نکاتی که برای کارت‌ها و لیست‌ها باید می‌دانستید.

اما هنوز نکات دیگری در مورد خود بوردها باقی‌مانده که باید بدانید. هر بورد سه حالت دارد حالت اول private: حالتی است که بورد به صورت شخصی مدیریت می‌شود و تنها برای کسانی قابل مشاهده و ویرایش است که در بورد عضو هستند. حالت سوم نیز به صورت عمومی است و برای همه قابل مشاهده است ولی باز هم فقط کسانی که در بورد عضو هستند می‌توانند آن را ویرایش کنند.
حالت دوم یا همان Organization برای مدیریت ساده‌تر بوردها و مرتبط کردن افراد مرتبط با یک مجموعه هست. به عنوان مثال من اگر بخواهم یک بورد با این حالت ایجاد کنم باید در همان مرحله‌ی اول به هنگام ساختن بورد به جای کلیک بر روی New Board روی گزینه‌ی New Organization کلیک کنم و یک ارگان ایجاد کنم تا افراد و بوردهای مرتبط با یک‌دیگر را به این شکل مدیریت کنم.

2343546در منوی سمت راست صفحه نیز تنظیمات اصلی بورد در دسترس است. با کلیک بر روی گزینه‌ی Menu، با مواردی دیگر برای ایجاد تغییرات کلی در بورد روبه‌رو می‌شوید. گزینه‌ی اول یا همان Filter Cards کارت‌ها را با فیلتر مورد نظر نشان می‌دهند. مثلاً اگر روی رنگ سبز کلیک کنید فقط کارت‌هایی را در بورد به شما نشان می‌دهد که با این رنگ تنظیم شده‌اند. البته امکان فیلتر کردن کارت‌ها بر اساس زمان معین شده نیز وجود دارد که در انتهای همان بخش می‌توانید کارت‌ها را بر اساس زمان فیلتر کنید.
گزینه‌ی Archived Items: تمامی آیتم‌های آرشیو شده بورد را به شما نشان می‌دهد. به طور پیش‌فرض این بخش کارت‌های آرشیو شده را نشان می‌دهد ولی اگر می‌خواهید لیست‌های آرشیو شده را هم ببینید می‌توانید روی Switch to List کلیک کنید. در این قسمت شما این امکان را هم دارید که آیتم‌های آرشیو شده را دوباره به بورد بازگردانید.
استیکرها گزینه‌ی بعدی در منوی اصلی بورد هستند که ممکن است گاهی به دردتان بخورند. می‌توانید هر کدام از برچسب‌هایی که می‌خواهید را به یکی از آیتم‌های موجود در بورد اضافه کنید. برخی از برچسب‌ها نیز مخصوص حساب طلایی ترلو هست که باید به خاطرش پول دهید هر چند زیاد هم ضروری نیستند و می‌توان بدون آنها نیز از ترلو استفاده کرد.
گزینه‌ی Power Ups سه امکان جالب را در بر دارد که می‌توانید از آن‌ها برای مدیریت ساده‌تر استفاده کنید. امکان اول Voting می‌باشد که به اعضای بورد اجازه می‌دهد تا به کارت‌ها رای دهند. امکان Card Aging کارت‌هایی که مدت زیادی است دست نخورده باقی مانده‌اند را کم‌رنگ‌تر نشان می‌دهند تا از کارت‌های جدیدتر تفکیک شوند. و امکان آخر یا همان Calendar یک تقویم به بورد اضافه می‌کند تا اعضای بورد بتوانند کارت‌های زمان‌بندی شده را روی تقویم مشاهده کنند. فعال کردن هر کدام از این امکان‌ها کاملاً اختیاری است.

با گزینه‌ی Settings هم تنظیماتی مثل رنگ پس‌زمینه‌ی بورد یا تنظیمات ایمیل را می‌توانید تغییر دهید. گزینه‌ی بعدی که همان Subscribe است و قبلاً توضیح دادیم که با این گزینه شما به ترلو اجازه می‌دهید هر تغییری که در بورد ایجاد شد همان لحظه به شما اطلاع دهد. با Copy Board هم می‌توانید کل بورد را کپی کنید. برای اشتراک‌گذاری یا پرینت بورد نیز می‌توانید از گزینه‌ی Share, Print, and Export استفاده کنید.
اضافه کردن افراد دیگر به بورد هم مثل بقیه بخش‌های ترلو بسیار ساده است. کافی است روی Add Members کلیک کنید و سپس نام کاربری افراد دیگر را در آن تایپ کنید و آن‌ها را به بورد اضافه کنید. البته اگر فرد مورد نظر شما در ترلو عضو نباشد می‌توانید ایمیل او را وارد کنید تا برای او یک دعوت‌نامه ارسال شود. بخش Activity نیز تمام فعالیت‌های انجام شده در بورد را به طور کامل و یک‌به‌یک به شما نشان می‌دهد.

3 دیدگاه ها

  1. خیلی عالی بود. واقعا نرم افزار Trello خیلی قدرتمنده. ممنون بابت آموزش خوبتون.

  2. محمد حسین گفت:

    با اینکه تازه آشنا شدم خوب بود

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *